Die Schritte der Buchhaltung und EDV-Zyklus Buchführungssysteme

Abrechnungszyklus

1. und Veranstaltungen: Als Transaktionen und Ereignisse im Zusammenhang mit finanziellen Mitteln auftreten, sind sie im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf die finanzielle Lage des Unternehmens analysiert. Als Beispiel betrachten wir den Vertrieb für einen Tag in einem Einzelhandelsunternehmen, die auf einer Registrierkasse Band gesammelt sind. Diese Verkäufe werden Eingänge in das Abrechnungssystem. Jede Organisation wird ein Kontenplan, dass die Kategorien identifiziert für die Aufnahme Transaktionen und Ereignisse. Der Kontenplan für den Einzelhandel Einrichtung erwähnt in diesem Absatz wird auch Cash und Verkäufe.

2. Journalize Transaktionen: Nach dem Sammeln und Analysieren der Daten in der ersten Stufe erhalten, wird die Information in dem eingegebenen generell Zeitschrift, Ist die genannte Buch der ursprüngliche Eintrag. Journalizing Transaktionen können kontinuierlich durchgeführt werden, aber diesen Schritt kann in einer Batch-de am Ende des Tages tun, wenn Daten von ähnlichen Transaktionen werden sortiert und gesammelt werden, an einer Registrierkasse Band, zum Beispiel. Am Ende des Tages würde der Umsatz von US $ 4.000 für Bargeld in der allgemeinen Zeitschrift in dieser Form aufgezeichnet werden:
Cash 4000
Umsatz 4000

3. Post Hauptbuch: Die allgemeine Journaleinträge sind in das Hauptbuch, die von organisierten gebucht Konto. Alle Transaktionen für das gleiche Konto gesammelt und zusammengefasst, z. B. das Konto berechtigt''''Vertrieb sammeln der Gesamtwert der Verkäufe für den Zeitraum. Wenn Entsendung täglich geschehen, so würde die''''Sales Account im Hauptbuch zeigen Gesamtumsatz für jeden Tag sowie die kumulativen Umsätze für den Zeitraum bis heute. Versand nach Sachkonten möglicherweise weniger häufig, vielleicht am Ende eines jeden Tages, am Ende der Woche, oder vielleicht sogar am Ende des Monats.

4. Bereiten Sie eine unbereinigte Kontenbilanz:

und Kredit lediglich bedeuten Position links bzw. rechts. Einige Konten haben in der Regel Sollsalden (z. B. Vermögenswerte und Aufwendungen) und andere Konten Guthaben (zB Schulden, des Eigenkapitals und Einnahmen). Als Transaktionen in der allgemeinen Zeitschrift werden aufgezeichnet und anschließend gebucht dem Hauptbuch, alle Beträge auf der Sollseite der Konten (dh auf der linken Seite ausgewiesen werden) müssen alle Beträge auf der Habenseite verbucht gleich (dh aufgezeichnet auf der rechts). Vorbereiten einer unbereinigten Kontenbilanz prüft die Gleichheit von Soll und Haben als im Hauptbuch erfasst. Wenn ungleiche Mengen von Soll und Haben in diesem Schritt gefunden werden, ist der Grund für die Ungleichheit untersucht und korrigiert, bevor Sie den nächsten Schritt. Darüber hinaus bietet dieser unbereinigten Kontenbilanz die Salden aller Konten, die Anpassung im nächsten Schritt erfordern.

5. Zum Ende des Berichtszeitraums Anpassungen sind erforderlich, um Konten für die ordnungsgemäße Salden bringen unter Berücksichtigung Transaktionen und / oder Ereignisse noch nicht erfasst. Unter Periodenrechnung wird verbucht, wenn sie verdient und Aufwendungen, wenn entstehen. Somit kann ein Eintrag am Ende der Periode zu erfassen, die Einnahmen verdient hat, aber noch nicht über die Bücher aufgenommen erforderlich. Ebenso kann eine Anpassung erforderlich, um eine Kosten, die angefallen kann, aber noch nicht erfasst zu erfassen.

6. Bereiten Sie ein bereinigtes Kontenbilanz: Wie bei einer unbereinigten Kontenbilanz, Tests dieser Schritt die Gleichstellung von Soll und Haben. Allerdings Vermögenswerte, Schulden, wird Eigenkapitals, Umsätze, Aufwendungen und jetzt spiegeln die Anpassungen, die im vorherigen Schritt gemacht worden sind. Sollte es ungleiche Mengen von Be-und Entlastungen werden oder wenn ein Konto zu sein scheint falsch, ist die Diskrepanz oder Fehler untersucht und korrigiert.

7. Bereiten Jahresabschluss: Abschlüsse werden unter Verwendung der Restmittel aus dem korrigierten angepasst Kontenbilanz. Diese sind eine der wichtigsten der Finanzbuchhaltung.

8. Schließen Sie die Konten: Erträge und Aufwendungen werden angesammelt und berichtet von Zeit, entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Um zu verhindern, ihre nicht hinzugefügt oder comingled mit Einnahmen und Ausgaben einer anderen Frist, müssen sie geschlossen werden, das heißt, da Null-Salden am Ende jeder Periode. Ihre net Salden, die den Gewinn oder Verlust für den Zeitraum darstellen, werden in Eigenkapitals übertragen. Sobald die Einnahmen und Ausgaben Konten geschlossen sind, werden die Konten, die Salden nur die Vermögenswerte, Schulden und des Eigenkapitals Konten. Ihr Guthaben freuen uns auf die nächste Periode durchgeführt.

9. Bereiten Sie eine Post-Closing Kontenbilanz: Der Zweck dieser letzte Schritt ist zweierlei: um festzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben-Konten ordnungsgemäß geschlossen wurden und die Gleichstellung von Debit-und Guthaben aller Bilanzkonten, das heißt, Vermögenswerte, Schulden und des Eigenkapitals Test .

Ein EDV-Buchführungssystem spart viel Zeit und Mühe, erheblich reduziert (wenn nicht eliminiert) Rechenfehler und erlaubt viel mehr aktuelle Informationen als macht ein manuelles System. In einer Echtzeit-Umgebung werden Konten zugreifen und sofort auf Aktivität widerspiegeln aktualisiert, also der Kombination Schritte 2 und 3 wie in den vorhergehenden Abschnitt beschrieben. Die Notwendigkeit, für die Gleichstellung von Be-und Entlastungen durch Rohbilanzen Test ist in der Regel nicht in einem EDV-System Buchhaltung, da die meisten Systeme Test für die Gleichstellung von Debit-und Kreditkarten Mengen benötigt, wie sie eingegeben wurden. Wenn jemand die Eingabe von Daten Versuch mit einer Ungleichheit, würde das System nicht akzeptieren Sie die Eingabe. Da der Computer ist so programmiert, beläuft sich auf den verschiedenen Konten Post und berechnen Sie die neue Gleichgewichte als neue Einträge vorgenommen werden, ist die Möglichkeit der mathematischen Fehler deutlich reduziert.

Computer können auch so programmiert, dass einige Anpassungen automatisch am Ende der Periode zu erfassen. Die meisten Software-Programme sind auch in der Lage, den Jahresabschluss vorbereiten, sobald es bestimmt gewesen das Kontoguthaben korrekt sind. Der Schließvorgang am Ende der Periode kann auch automatisch durch den Computer durchgeführt werden. Human Urteil ist noch erforderlich, um die Daten für die Einreise in das EDV-System korrekt zu analysieren. Darüber hinaus werden die Wirtschaftsprüfer das Wissen und Urteil häufig benötigt, um die Anpassungen, die am Ende des Berichtszeitraums benötigt werden bestimmen. Die Mechanik des Systems, kann jedoch leicht durch den Computer abgewickelt werden.

Verfasst von Walter Henson