Everyday Planungs-und Aufgaben-Management-Tools und Tipps

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Unser Leben ist bezüglich der Ziele. Seltene Person lebt, ohne ein Endziel oder ein Traum Vogel flattern irgendwo über einen Horizont. Aber das Erreichen dieses Ziels setzt Durchführung Tausende von kleinen Aufgaben, alltägliche Aufgaben, Sitzungen und Aktionen. Planung dieser Maßnahmen wirksam ist, was Zeit-Management ist von.

Eigentlich, Zeit-Management ist nicht gerade eine richtige Wort, da es uns nicht gelingt oder der Kontrolle der gegebenen Zeit, sondern kann nur managen, uns selbst, unser Handeln passen in die Fristen. Das ist, warum einige lieber "Life Management" oder "Aufgaben-Management"-Klauseln.

Grundidee der Aufgaben, die Verwaltung ist es, Ihren Alltag zu organisieren, damit konnte man leichter und schneller erreichen Sie Ihr Endziel. Allerdings gelingt es nur ein paar disziplinierte Geist nicht auf ihre Herzen Umgang mit komplexen Zeit Organisatoren, Planer und Haufen von Papier verlieren. Die Mehrheit der einfachen Leute betrachten sie ein Attribut des betrieblichen Lebens, während noch immer zu langweilig und zeitaufwändig, das in einer täglichen Routine zu implementieren.

Aber hier ist eine andere Idee: kein Tag ohne Planung. Der Hauptgrund dafür ist, dass das menschliche Gedächtnis sehr Fähigkeiten in Bezug auf die gleichzeitig gespeicherten Elemente begrenzt sind. Es wurde festgestellt, dass die meisten von uns nicht mehr als 7 (± 2) Objekte aufnehmen kann in ein Kurzzeitgedächtnis. Das bedeutet zwangsläufig, dass wir einige unserer Gedanken oder Aufgaben in Papierform oder geben Sie einen Computer setzen. So haben wir das Gehirn belastet müssen unregelmäßigen stuff erinnern befreit, zum Beispiel, dass August ist 12 Ihre Tante Hochzeitstag.

Ein weiterer Grund für die tägliche Planung ist, dass es spart erheblich Zeit. Die Idee GTD (Getting Things Done) bekommt heutzutage sehr beliebt, weil Tausende von Arbeitnehmern und unorganisiert Haushälter haben ihren Frieden und Harmonie nur durch die freie Zeit nicht über die Planung und Auswendiglernen verbrachte gefunden. Sie haben nun die Möglichkeit, die Zeit nutzen, noch effektiver auf die Kreativität oder einfach eine Pause bekommen.

Getting Things Done ist eine Methode erstellt David Allen und beschrieb in einem Buch mit dem gleichen Namen. GTD auf dem Grundsatz beruht, dass eine Person benötigt, um Aufgaben ausziehen des Geistes durch die Aufnahme sie nach außen. Auf diese Weise ist der Geist aus der Arbeit des Erinnerns alles, was getan werden muß und kann auf ihn tatsächlich die Aufgaben konzentrieren befreit.

Hier sind die grundlegenden Prinzipien der GTD:

1. Sammeln Sie Ihre Ideen: Capture alles (stuff), die notwendig ist, zu verfolgen, zu erinnern oder Maßnahmen auf und es in ein sog. "Eimer": eine physische Posteingang eine E-Mail-Posteingang, ein Aufnahmegerät, ein Notebook, einen PDA, ein Desktop, etc. Dadurch wird Ihr Kopf machen off-geladen und verhindern, dass Informationen Überlauf in einer Situation, einer Fülle von Möglichkeiten, Aufgaben oder Termine.
2. Bearbeiten Sie die Bestellung: Festzustellen, ob bestimmte Maßnahmen ergriffen werden muss oder nicht. Wenn eine Aufgabe ist machbar (dh in weniger als zwei Minuten): a) Machen Sie es sofort, b) delegieren, c) es zu verschieben.
3. Organisieren: Wenn eine Aufgabe nicht Maßnahme: a) die Festlegung nächsten Maßnahmen ergriffen werden müssen, b) es für Referenz-Datei, c) wegwerfen, d) halten es für mögliche Maßnahmen später, e) legen Sie sie in "Someday / Maybe"-Liste, f ) warten, für andere Aktionen oder Veranstaltungen in Anspruch nehmen.
4. Review ( "tickler Anmeldung"): Alle noch ausstehenden Maßnahmen, Projekte und 'warten' Aufgaben sollten mindestens einmal pro Woche überprüft werden, dafür sorgen, dass keine neuen Aufgaben oder bevorstehende Ereignisse in den GTD-System eingegeben werden, und das ist alles up to date.

To-Do-Listen: Vor-und Tipps

Im Allgemeinen, To-Do-Listen sind Listen von Papier oder Computer-Dateien, in denen Sie schreiben, die Aufgaben, die geplanten Tätigkeiten in Bezug auf ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Zeitraum. To-Do-Listen bieten eine Reihe wichtiger Vorteile für Ihre regelmäßigen Planung:

-- Organisation Ihres Lebens: Steigerung der Effizienz und damit die Produktivität, so dass mehr Zeit für Freizeit.

-- Prioritäten setzen: In to-do-Listen können Sie über die wichtigsten Aufgaben und Produkte konzentrieren, um die Produktivität zu verbessern und weitere Ziele zu erreichen, viel schneller. Priorisierung erlaubt es, die wichtigsten Aufgaben geben, mehr Aufmerksamkeit, Energie und Zeit. Ihre Aufgaben nach Priorität bedeutet auch, dass Sie genau wissen, was werden Sie als nächstes tun, wenn diese oder jene Sachen gemacht wird.

-- Koordinierung der ähnliche Aufgaben: Vermeidung von Wiederholungen der Arbeit. Zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument, das einige Abteilung zu bringen, und unterrichtet die Arbeitnehmer über geplante Treffen haben, können diese beiden Aufgaben werden zusammen getan.

-- Tracking-Fortschritte: Mark vor der Aufgaben, die Sie abgeschlossen haben. Dies kann besonders wichtig, wenn Sie in eine Selbst-Entwicklung Schulungen oder Prozessen beteiligt sind, die mehrere Schritte umfassen Konzessionsmodell.

-- erinnern: Die auf Ihrem Kühlschrank gestellt (im Falle von sticky papers) oder mit Audio-Mitteilungen vorgestellten (im Falle von elektronischen Geräten), wird Sie auf alle wichtigen Aufgaben erinnern vorher.

10 Grundlegende Tipps für Aufgaben, Verwaltung und Erstellung von To-Do-Listen:

1. Finden Sie die richtige Methode der Absicherung Ihrer To-Do-Listen: Einige Leute wie wenn man Aufgaben mit der Hand auf tear-off Zeitungen, täglich Planer oder A4-Listen und andere Excel, Outlook Bars oder spezielle Software-Tools, die Aufgaben erstellen können, verfolgen ihre Leistung, spielen Sound-Benachrichtigungen und andere nützliche Funktionen nutzen zu können.
2. Priorisierung von Aufgaben: Legen Sie Ihre Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung / Dringlichkeit und eine höhere Priorität einräumen, um die Aufgaben, die Sie näher zu Ihren Zielen.
3. Seien Sie realistisch: Überprüfen Sie, ob Sie wirklich erfüllen die Aufgabe, die Sie einlässt. Seien Sie auch sicher, dass die Aufgabe der vorgesehenen Zeit wirklich ist.
4. Seien Sie präzise: Jeder Punkt auf Ihrer Liste sollte eine verständliche, kurze und messbare Aufgabe.
5. Break down komplexe Aufgaben in kleinere handhabbare Stücke und konzentrieren sich auf ein zu einer Zeit.
6. Gruppe kategorisieren und ähnliche Aufgaben: Zum Beispiel erstellen mehrere To-Do-Listen nach Kategorien - Käufe, Tagungen, Veranstaltungen, etc.
7. Delegieren Sie Ihre Arbeit: Wenn es noch andere Menschen zur Verfügung, können Sie mit Ihrer Arbeit dazu beitragen, sie bitten, Ihnen zu helfen.
8. Seien Sie flexibel und nicht zu viel detaillierter: Merken, dass die Aufgaben manchmal unterbrochen oder verzögert werden, so können einige Varianten oder Rücklagen für sie.
9. Lassen Sie Raum für unerwartete Aktivitäten: Sie können nicht genau wissen, was Sie tun müssen, werden, aber wenn Sie planen, die Zeit, es zu tun, dann werden andere wichtige Dinge nicht aus dem Weg geschoben bekommen, wenn die Nachfrage besteht.
10. An die Make-Do-Listen ein Tagesrekord: Am Ende des Arbeitstages, die Zeit nehmen, auf den Tag, die Errungenschaften, Überprüfung überqueren sie aus der Liste und planen Sie Ihre Arbeit für den nächsten Tag.

Viele Zeit-Management-Experten beraten, um ein System auf der Grundlage einer Karotte-Einführung und-Peitsche-Prinzip: Man denke an eine Belohnung werden Sie im Falle der Leistung und Art der Strafe bekommen, wenn eine Aufgabe nicht bis zum Ende des geplanten Zeitraum abgeschlossen werden.

Es ist auch eine gute Idee, regelmäßig zu bewerten, wie Sie Ihre Zeit verbringen. In einigen Fällen ist das Beste, was Sie tun können, um aufhören, eine Tätigkeit, die nicht mehr serving you so können Sie die Zeit damit verbringen, etwas zu tun um so wertvoller. Überlegen Sie, was du gibst, sich um Ihre derzeitigen Aktivitäten zu halten.

Beliebte Aufgaben-Management-Software:

• Remember The Milk: Web-based to-do list manager mit einem Schwerpunkt auf Einfachheit und Integration mit den gängigen Anwendungen von Drittanbietern.
• TaskPilot: Umfangreiche Aufgabe, Optionen, unterstützt Ordner-Hierarchie und Aufgaben, Import / Export von Outlook.
• FusionDesk: Hierarchische Ordner, anpassbare Filter, gibt es Berichte, Synchronisation mit Outlook und anderen PCs.
• Swift To-Do Liste: Hierarchische Baumstruktur, Drag & Drop Aufgaben, Anlagen zu Aufgaben, mehreren Datenbanken zu tun.
• VIP Task-Manager: Client / Server-Software für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Task-Management durch mehrere Benutzer.
• MindDecider: Projektmanagement und der Entscheidungsfindung Software mit umfangreichen Aufgaben-Management-Tools.

Vorteile der Aufgabe MindDecider Management-Tools:

• einfache Erstellung von To-Do-Listen
• Festlegung von Prioritäten für Aufgaben (GTD)
• Vermittlung von Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung und der Auswahl der wichtigsten Aufgaben (GTD)
• Hinzufügen von Kommentaren, Bildern und Hyperlinks
• Übernehmen der Attribute für Aufgaben zur Messung und Überwachung
• einfache Überführung von Aufgaben auf einer Zeitleiste und die Verfolgung ihrer Fortschritte
• unbegrenzte Anzahl von Aufgaben (GTD)
• Kategorisierung von Aufgaben und Teilaufgaben (Aufgaben Baum)
• Preset-Kontrollen, zu hinterfragen und andere Marken
• gezoomt in / out Kalenderberichtsperioden von Stunden, wobei es zu Jahr.

Referenzen:

• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin (Non-Classics), 2002.
• Morgenstern, Julie. Organizing From the Inside Out, Owl Books, 1998.
• Marc Mancini, Time Management: Business Fertigkeiten ausdruecken Reihe, McGraw-Hill Professional, 1993.
• To-Do-Listen: der Schlüssel zur Effizienz (MindTools.com)
• Erste Schritte mit "Getting Things Done" (43folders.com)
• A Primer on Getting Things Done (7pproductions.com)

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