Neun Schritte zum Organisieren Sie Ihre Ablage

Share

|

Fast jeder hasst es Einreichung tun. Es ist nicht die Langeweile der Aufgabe, die es so schrecklich, es die Qual der vor allem die Stücke von Papier, benötigen Sie Solomon-like Weisheit macht: Bewahren Sie dieses oder wegwerfen? Wenn ich es halten, wo soll ich es Datei? Wenn ich es Datei, wie soll ich wissen, wie man sie wieder finden?

Erstellen einer gut organisierten Platz für Ihre Dateien machen den Job erträglicher, und kann helfen, eine regelmäßige Einreichung Sitzung vor Papierkram baut bis zu einer überwältigenden Haufen.

1. Erwerben Sie ein Aktenschrank. Tucking Rechnungen, Quittungen, Versicherungspolicen und andere lebenswichtige Papierkram in eine Schublade hier und dort ein Schuhkarton führt von Desorganisation, Chaos. Sauren Apfel beißen und kaufen eine gute Qualität Hängeregistraturschrank, dass Schubladen zu ihrer vollen Länge ausgezogen werden können. So können Sie sehen und erreichen können jeden Ordner komfortabel keine Kleinigkeit, wenn Sie versuchen, schnell und effizient zu arbeiten.

2. Datei alphabetisch. Die beiden am häufigsten verwendeten Dateisystemen sind Organisation nach Kategorien (finanzielle, rechtliche, Personal, etc.) und Organisation von alphabetische Auflistung. Professionelle Veranstalter Barbara Hempel, Autor von Die Zähmung der Papiertiger, macht einen sehr guten Argumente für die alphabetische System: "Es gibt immer Grauzonen, wenn Sie beginnen kategorisieren. In Einreichung alles streng nach dem Alphabet, gibt es keine Frage, wo sie suchen müssen. "File-Dokumente unter den Buchstaben der" Schirm "-Thema" T "für Reisen, zum Beispiel, so dass Sie nie zu fragen, wo Blick für das, was Sie brauchen. Hier sind ein paar Beispiele für diese Methode:

• Datei unter "C" für Auto: Wartung Schallplatten, Gebrauchsanleitung, Gewährleistungen, Kopien der Unterlagen zur Registrierung.

• Datei unter "I" für Versicherungen: Auto, Haushalt, Gesundheit, Leben und andere Politiken, die jeweils mit einem separaten Ordner Benennung der Art der Politik. (Sie werden nicht für Ihre Kfz-Versicherung Blick in den "Auto"-Datei, weil Sie wissen alle Ihre Richtlinien sind in der "Insurance"-Datei.)

• Datei unter "S" für Safe: Eine Liste der Box den Inhalt. Sie können auch diese Datei als Lagerfläche für Dokumente, die Sie planen, auf dem Feld nehmen Sie das nächste Mal gehen an die Bank. Man könnte sogar halten den Schlüssel in dieser Datei.

• Datei unter "R" für Restaurant: Jedes Restaurant Bewertungen die Sie aufbewahren möchten, sowie eine Liste der Freunde Empfehlungen und Restaurant Telefonnummern. Dies ist nur ein Beispiel, natürlich. Wenn Restaurants sind nicht eure Leidenschaft, doch lieber eine Datei unter "S" für Software-Rezensionen, oder unter "G" für Informationen über Golfplätze auf der ganzen Welt, oder Artikel über Gartenarbeit. In jedem Fall sind der Name der Datei nach dem bestimmten Thema. Ein Ordner namens "Hobbys" oder "Special Interests" wird schnell überfüllt und schlecht organisiert werden.

3. Erstellen Teildateien. Making separate Dateien für die Klassen der Kategorien (Versicherung, Auto, Steuern, 1999; Reisen, Australien) wird Ihre Datei Ordner zu fett und unhandlich zu halten. Außerdem wird es leichter, die Informationen in jedem Ordner organisiert und einfach zu bekommen zu halten.

4. Block aus einem Nachmittag. Abgesehen von drei oder vier Stunden werden Sie von Nachgeben zu Ablenkungen und Verzicht auf die Arbeit, bevor Sie deutliche Fortschritte gemacht habe halten. Es ist auch gut für die Moral, wenn Sie wissen, gibt's ein Ende in Sicht. Wenn Sie nicht in der Lage, den Job in der ersten Sitzung beenden (und einige Leute werden), stellen Sie einen anderen Termin mit Ihren Dateien in naher Zukunft.

5. Gönnen Sie sich Spielraum. Egal, ob Sie bei Null anfangen oder Reorganisation eines bestehenden Aktenschrank, wollen die Sortierung auf dem Boden oder große Tischplatte, wo man ausbreiten kann ohne Gedränge.

6. Sortieren. Dies ist der Teil meisten Menschen Angst. Aber wenn Sie schon festgestellt haben, dass jedes Element nach seinem individuellen Namen gespeichert wird, zu entscheiden, welche Papier geht, wo eine weniger belastende mühsam sein. Drucken Sie den Namen der einzelnen Dateien und ihre Unterkategorien auf separaten Karteikarten und Tonband sie nieder, damit Sie schnell vor Ort den Stapel, wo jedes Dokument gehört.

7. Weed. Sie werden in Höhe von Jurassic Papierkram staunen Sie ausgraben: Anweisungen und Garantien für Produkte, die Sie nicht mehr selbst; abgelaufen Lebensmittelgeschäft Coupons, Broschüren für Produkte, die nicht mehr interessieren, Visitenkarten aus. . . Wer war dieser Kerl;? mehrere Kataloge von der gleichen Firma. Toss, was Sie nicht brauchen.

8. Label. Dies ist ein Kinderspiel. Schreiben Sie einfach eine Datei Ordner Etikett die denen entsprechen, Karteikarten Sie zum Sortieren verwendet werden (bis zu diesem Zeitpunkt Sie die meisten der Knicke gearbeitet wird aus dem System heraus und entschied genau, was Sie jede Datei aufrufen). Verwenden Sie am besten Druck-und spitzer Feder, so dass Sie Ihre Etiketten einfach zu lesen und nicht verschmieren oder abreiben.

9. File! Übertragen Sie Ihre Papierstapel in die markierten Ordner und steckte sie in die Schubladen in alphabetischer Reihenfolge.

Verwenden Hängemappen mit Kunststoff-Stand-up-Tabs statt Aktendeckel, die rutschen in der Schublade und kann leicht geworden Eselsohren. Wenn Ihr Aktenschrank keinen Metallrahmen für Hängemappen, sind sie einfach zu höchstens Bürofachhandel zu finden.

---