In Verbindung stehen im Schreiben

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Die meisten Arbeitsbeschreibungen schließen eine Anforderung für die wirkungsvollen Kommunikation Fähigkeiten ein, mündlich und geschrieben. Traurig finden viele Leute es schwierig, ihre Ideen auf Papier auszudrücken, und beide innerhalb und außerhalb ihrer Organisationen folglich effektiv mitzuteilen. Sind hier einige Vorschläge für das Verbessern Ihrer Schreiben Fähigkeiten:

1. Denken Sie, bevor Sie schreiben. Könnte, was Sie benötigen, um in Verbindung zu stehen, besser mündlich ausgedrückt zu werden? Die wichtigsten Gründe für schriftliche Unterlagen sind: eine wichtige Entscheidung muß getroffen werden; Sie beschäftigen eine komplizierte Ausgabe; das Material muß studiert werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

2. Schreiben Sie Ihr Material in eine logische Reihenfolge:

   • Am Anfang geben Sie den Grund an, warum es geschrieben wurde.

   • Zunächst besonders im Fall von einem Tätigkeit Protokoll, lassen Sie alle Leute, die das Dokument wissen lesen, was von ihnen erwartet wird.

   • Schließlich stellen Sie die Informationen zur Verfügung, die von den Lesern benötigt werden.

3. Seien Sie kurz und zum Punkt — sollten Ihre Schlüsselideen heraus offenbar stehen.

4. Fangen Sie an, indem Sie Leser den Wert Ihrer Anmerkung informieren. Verleiten Sie sie mit Einleitungen wie "diesem Report aufdeckt, wie die Korporation bis $15 Million speichern kann!"

5. Versuchen Sie, eine positive Drehbeschleunigung zu Ihrer Anzeige zu geben. Z.B. können Sie eine Aussage wie "Firma abgeben, die, Politik erfordert, daß Sie nicht im Gebäude" eine positivere Aussage rauchen, indem Sie sagen, "Sie ist willkommen, im Hof zu rauchen."

6. Zeigen Sie Lesern, wie der Nutzen auf sie sich auswirkt. Ein "I" in "umwandelnd, Sie" können dies häufig tun. Z.B. "ich weiß, daß wir bedeutende Vorteile über unserer Konkurrenz anbieten können" können zu "uns geändert werden würden uns freuen, den Nutzen zu demonstrieren, den Sie empfangen."

7. Informieren Sie Ihre Leser ständig, daß Sie eine scharfe Richtung haben von, was ihre Notwendigkeiten sind. Dieses motiviert sie, um die Maßnahmen zu ergreifen, die Sie benötigen.

8. Halten Sie Punkte kurz, besonders das erste. Wenn das Material einfach zu lesen schaut, erhalten die Empfänger in das Fleisch des Dokumentes, bevor sie es kennen. Verändern Sie die Länge von Punkten während des Stückes, aber versuchen Sie, alle verhältnismäßig kurz zu halten.

9. Vermeiden Sie, Ihr Dokument mit Details zu verstopfen. Außer Hintergrund und technischem Material für Zubehöre oder Anhänge. Alarmieren Sie Ihre Leser zu ihrem Bestehen, indem Sie auf sie sich beziehen: "Sehen Sie Zubehör A."

10. Verwenden Sie normale Sprache und vermeiden Sie Fachsprache, es sei denn es ein Teil normaler Wortschatz Ihrer Leser ist.

11. Vermeiden Sie Wiederholung. Lenken Sie Aufmerksamkeit auf wichtige Ideen durch das Formatieren und Plazierung innerhalb des Dokumentes.

12. Schicken Sie nur den relevanten Kollegen Kopien. Leute, die Kopien empfangen, ohne sie zu erwarten, sind konfus und können Sie des Spielens von von Büropolitik vermuten.

13. Modellieren Sie Ihr Schreiben auf ausgezeichneten Beispielen. Erstellen Sie Kopien vom Schreiben, das Sie beeindruckt und halten Sie sie auf Akte.

14. Vermeiden Sie Geschlechtvorspannung in Ihrem Schreiben. Die folgenden Techniken sind nützlich, beim Beschäftigen das schwierige "he/she" Problem:

    • Benutzen Sie plural Themen. Z.B. "der Manager sollte mit seinen Verkäufern regelmäßig treffen" könnte ausgedrückt werden, wie "Manager mit ihren Verkäufern regelmäßig treffen sollten."

    • Verwenden Sie die plural oder Nullpronomina. Z.B. "kein Mann ist eine Insel" könnte "keiner werden ist eine Insel,", oder sogar "wir sind nicht Inseln."

    • Verwenden Sie Nullgegenstandswörter anstelle von den einzigartigen Pronomina. Z.B. "fragen Sie ihn, der weiß, daß" werden könnte ", fragen Sie die Person, die weiß."

    • Vermeiden Sie besitzergreifende Pronomina. Z.B. "der Manager sollte seinen Leuten erklären" könnte ausgedrückt werden, wie "der Manager Personal erklären sollte."

15. Schreiben Sie, als ob Sie mit Ihren Kollegen sprechen. Eine Unterhaltungsart ist approachable und lesbar als stilted, formale Sprache.

16. Lesen Sie Ihre Arbeit laut, um zu sehen, wenn es recht klingt. Nehmen Sie Änderungen wenn notwendig vor und lesen Sie sie laut wieder, bis es funktioniert.