Planning Meeting Agenda

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Zweck

Projektplanung Versammlungen abgehalten werden, wie der Name schon sagt, um alle oder einen Teil der Projektplan zu entwickeln. Sie sind als Daten-Erfassung und dataorganization Sitzungen vorgesehen. Sie sollen nicht nur den Projektplan, die aber einen Konsens über diesen Plan und dessen Umsetzung zu generieren. Die Tagesordnung dient als Leitfaden dafür, wie diese Sitzungen abgehalten werden.

Anwendung

Projektplanung Sitzungen kann jedes Mal gibt es eine deutliche Verschiebung in Richtung des Projekts oder, wenn ein neuer Plan entwickelt werden muss gehalten werden. Sie sollten verwendet werden, wenn eine einheitliche Vision, wie das Projekt kritisch Ansatz (im Gegensatz zu Situationen, in denen ein einzelner Vision oder nähern sich der gesamte Aufwand Laufwerk) ist. Sie können verwendet werden, um eine einzelne Komponente des Plans (z. B. das Risiko Plan oder Schema) oder den gesamten Plan zu erzeugen. Die Tagesordnung sollte geschickt werden (per E-Mail oder in Papierform) an die Teilnehmer vor der Sitzung, um sicherzustellen, dass sie bewusst das Ziel, Zeitplan und Konzept für die Tagung sind.

Inhalt

Wie bei einem Projekt, sollte das Ziel der Projektplanung Sitzung klar definiert werden. Es ist wichtig, die spezifischen Leistungen und Artefakte, die durch das Ende der Sitzung generiert werden, abzugrenzen, um Aufwand gegenüber jenen Artefakten zu konzentrieren. Die Tagesordnung für eine Projektplanung Sitzung kann eine Teilnehmerliste und Informationen darüber, ob sie vor Ort oder "Gegenwart" über eine Telefonkonferenz sind. Wenn es Telekonferenz Teilnehmer sind, sollten sie als solche identifiziert werden, weil ihre Beteiligung Ebenen inhärent von denen, die sich physisch für ein solches Treffen sind unterschiedlich.

1,0 Ziel

Die Planung beginnt mit Tagesordnung eine klare, eindeutige Aussage der Leistungen oder Artefakte durch die Gesellschafterversammlung und die beabsichtigte Verwendung dieser Ergebnisse erzielt.

2,0 Historical Review

Hintergrund-Informationen ist das Projekt gegeben oder Teilprojekt zu einem Bezugssystem, wie und warum dieses Set von Artefakten ist wichtig oder bedeutend und stellen deshalb besondere Ansätze geeignet sind.

3,0 Erleichterung der Artefakte

Eine Vielzahl von Strategien (adressierte unten im Abschnitt Ansätze) werden verwendet, um den Projektplan oder Komponenten mit dem Treffen findet zu entwickeln.

4,0 Überprüfung und Abnahme von Leistungen

Dieser Abschnitt enthält die Teilnehmer die Einschätzungen der Sitzung zu erbringenden Leistungen.

5.0 Bewertung und Anerkennung von Action Items

Hier wird die Identifikation der ausstehenden Aktionen Begriffe und Zuordnungen dokumentiert ist.

6,0 Adjustement

Dies ist eine Position angibt, wann die Sitzung beendet ist.

Eine Agenda kann aufwendige oder einfache, aber es sollte zumindest die oben aufgeführten Komponenten enthalten. Die wichtigste Ebene der Aufwand wird mit der Unterstützung von Artefakten verbunden werden, da viele Komponenten des Projektplans zum ersten Mal in dieser Sitzung erzeugt werden kann.

Ansätze

Die Annäherung an die Sitzung kann zu einem großen Teil bestimmen die Herangehensweise an die Tagesordnung. Die Ansätze zur Entwicklung von Projektplänen in einer Gruppe sind Legion. Einige Projektmanager mit einem empfohlenen Plan beginnen, die Förderung der Teilnehmer zu addieren oder zu subtrahieren Elemente aus dem Plan streichen. Andere werden zu identifizieren bestimmte Elemente des Plans entwickelt werden und wird von Grund auf Arbeit, um diese Komponenten zu bauen. Der zweite Ansatz erfordert mehr signifikant Team Koordination und ein höheres Maß an Erleichterung Fähigkeiten.

Die Erleichterung sollte eine Wiederholung der lieferbaren und die Identifizierung der Personen, die in der Sitzung, die unmittelbar dazu beitragen können beinhalten (dh diejenigen, die tatsächlich führen wird das Werk oder die Durchführung der Arbeit). Diese Personen sollten die erste Gelegenheit, Einblick in die Herangehensweise an das Projekt, das am besten geeignete sein würde gegeben werden. Der Projektleiter / Moderator kann diese Informationen mündlich Extrakt (durch ein Brainstorming) oder in der Dokumentation (auf Papier oder Post-It Notes) zur weiteren Überprüfung durch die Anwesenden. Die Schlüsselrolle des Moderators ist es, sicherzustellen, dass das gesamte Projekt durch den Plan abgedeckt ist und dass das Projekt auf ein einheitliches Niveau der Tiefe fallen. Manchmal ist es verlockend, vertraut Bereiche des Projekts in weit größere Tiefe als die Bereiche, die unerforschten gebracht werden.

In dem Bestreben, bestimmte Komponenten der Plan zu bauen, ist der Konflikt nicht ungewöhnlich. Im Zeitplan Entwicklung mit Post-It an das Netz zu generieren, zum Beispiel Team-Mitglieder können sich behaupten aggressiv auf einen bestimmten Ansatz oder eine Strategie zu verteidigen. Der Moderator ist verantwortlich für die Eindämmung solcher Konflikte durch die Arbeit über die zu prüfenden Fragen nach Konsens. Für die Tagesordnung, sicher sein, um mehr Zeit für Vermittlungsbemühungen als für einfache Präsentationen oder Diskussionen zuzuteilen.

Überlegungen

Die Tagesordnung setzt den Ton für das Treffen. Es sollte im Hinblick auf die Absicht und die Erwartungen für die Höhe der Zeit jedem Punkt der Tagesordnung nehmen realistisch. Da Projektmanagement ist vor allem als Scheduling-Funktion oder der Praxis wahrgenommen wird, kann der Tagesordnung oft die Nachricht zu senden, ob nicht der Projektmanager in der Lage die Einhaltung eines Zeitplans ist.

In der Sitzung kann der Projektleiter seine Rolle als Wächter der Tagesordnung beeinträchtigt werden. Der Projektmanager kann auf eine Vielzahl von Rollen in dieser Einstellung zu nehmen. Der Projektmanager kann aufgefordert werden, als Vermittler, Protokollführer und Teilnehmer dienen. Unabhängig von der Projekt-Manager die Effektivität, niemand kann in all diesen Rollen ohne Abstriche bei mindestens einer von ihnen zu dienen. Deshalb ist der Projektmanager Möglicherweise möchten Sie mieten Profis in den Rollen, die sie nicht als Teil ihrer Stärken sehe dienen. Professionelle Moderatoren oder Archivare halten können das Treffen voran, so dass der Projektleiter für das Projekt und die Anliegen es wirft konzentrieren. Auch wenn die Sitzung umfasst eine umfangreiche Körper von Remote-Teilnehmer, bestimmte Arten von Tätigkeiten (z. B. Netzwerk-Planung) können unmöglich ohne die Verwendung von virtuellen Whiteboards oder andere Internet-gestützten interaktiven Displays zu beweisen. Wenn die Projektplanung Treffen Entwicklung eines umfangreichen grafischen Artefakte beinhalten wird, um die Beteiligung Modi per Fernbedienung Teilnehmer genutzt werden sollte als vor Beginn der Tagung zu gewährleisten, dass die Einrichtung dieser Elemente nicht von der Tagesordnung ablenken.

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