eMail / eMail-Protokoll

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Zweck

E-Mails sind in der Regel informellen internen Unterlagen für den Austausch von Informationen. Sie erstellen ein Dokument aufzunehmen und eine Geschichte von Informationen Transaktionen, sondern tun dies ohne die Formalität einer Vereinbarung (siehe später). Obwohl als informell, E-Mail-Transaktionen tragen kann formal Gewicht in Gerichtsverfahren und werden als Teil der Organisation des historischen Rekord.

Anwendung

E-Mails können in nahezu jeder Umgebung und für fast jede Art von Informationsaustausch oder die Übertragung genutzt werden. Sie werden verwendet, wann immer es notwendig ist, um Informationen auszutauschen schnell, gründlich und asynchron. Sie werden eingesetzt, wenn der Datensatz kann wichtig sein für den Erfolg der Kommunikation Schleife, ist aber nicht unbedingt von historischer Bedeutung.

Inhalt

Obwohl der Informationsgehalt der E-Mail sehr unterschiedlich ist, enthalten viele der Informationen in dem Dokument Header konsistent ist. Header-Informationen enthält ein Datum, den Namen und die E-Mail des Absenders, einschließlich der Namen (s) und E-Mail (s) des Empfängers ein (e), und die Materie. Der Informationsgehalt innerhalb der E-Mail kann kurz oder lang zu bilden. Es kann von einem formellen oder informellen Charakter haben, sondern sollte immer behandelt, als ob es als Teil der permanenten Aufzeichnung kann beibehalten werden.

Ansätze

In Crafting E-Mail gibt es eine Reihe von potentiellen Ansätze. Projektleiter in einigen Organisationen wird diktieren "Betreff" Informationen Format, um nur bestimmte Datenelemente, wie Arbeit Paketnummer, Projekt-Name / Code und / oder die Art des E-Mail (z. B. Genehmigung beantragen, Informations-, Kunden-Daten umfassen , beigefügt). Durch die Generierung spezifischer Regeln für welche Informationen in der Betreffzeile enthalten sein können, Position, E-Mail-Sortier-und Filterfunktionen kann schneller erfolgen.

Beispiel E-Mail-Protokoll

Für alle Projekt E-Mail, so wird der Betreff-Zeile wie folgt lauten:

(Work Package Number) - (Name) - (Natur)

• Arbeitspaket Nummern können von der WBS, auf der LAN bei w gespeichert abgeleitet werden: / Projekt-/ projectfile.mpp.

• Name wird der Name des Arbeitspaket beteiligt (zB Stiftung Erdarbeiten) • Natur wird einer der drei folgenden Kategorien werden:

Zustimmung zu stellen

Informationsdaten (beigefügt)

Wenn eine E-Mail nicht direkt zu einer bestimmten Arbeit Paket verwandt, folgt dem Header wird wie folgt lauten:

(Projektname)-Project Support-(Natur)

Keine E-Mail enthält eine "Spur" von mehr als vier letzten E-Mail-Transaktionen ohne eine Zusammenfassung dieser Transaktionen im ersten Absatz der E-Mail.

Wie für den Inhalt der E-Mail selbst sollte einige grundlegende Protokolle befolgt werden. Verwendung von Großbuchstaben für ein beliebiges Wort oder eine Reihe von Wörtern wird allgemein als Schreien empfunden. Eine solche Nutzung sollte minimiert werden. Auch ist das Wort, das Sie häufig als anklagend in E-Mail-Transaktionen gesehen. Obwohl es nicht beseitigt werden kann, sollte er sehr sorgfältig abgewogen werden. Und weil E-Mails sind schnell und abgewickelt kann zu einer erheblichen Anzahl von Vorhaben Parteien übertragen werden, sollte der Empfänger auf der Liste, die direkt von der E-Mail die Informationen beeinflusst begrenzt werden.

Überlegungen

Die Unmittelbarkeit der E-Mail wird sowohl Fluch und Segen. Es ist hilfreich im Projektumfeld wegen der häufigen Notwendigkeit einer sofortigen Informationsaustausch. Es kann schädlich sein, weil sie ermutigt manchmal eine "Heizung" Antwort ohne Zeit, um die langfristigen Auswirkungen einer solchen Reaktion zu betrachten. Nur wenige E-Mails sind so kritisch, dass eine 5-minütige Abkühlphase nicht angewendet werden kann. In Umgebungen, in denen hohe Empfindlichkeiten sind oder in denen E-Mail hat Bedenken in der Vergangenheit erzeugt, kann eine solche Wartezeit gut beraten.

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