Kickoff-Meeting Agenda

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Zweck

Das Kickoff-Meeting ist eines der wichtigsten Elemente der Planungsphase, denn dies ist die Sitzung, in der Team-Mitglieder, Projektleiter, Verkäufer und der Kunde versammeln für die erste Zeit. Es ist die Gelegenheit, die Bühne für den Rest der Beziehung gesetzt. So wird das Kickoff-Meeting Tagesordnung einer der ersten wahr Planungsunterlagen universell mit allen Projektbeteiligten gemeinsam genutzt werden. Sie enthält die Grundzüge dessen, was in einem Kickoff Meeting passieren.

Anwendung

Ein Kickoff-Meeting Agenda ist sowohl für die interne und externe Kickoff Meetings genutzt, die Teilnehmer über die Themen zu informieren, abgedeckt werden, den Zeitplan und die allgemeine Absicht des Treffens. Es ist vorgesehen, im Voraus an alle Teilnehmer, damit sie Zeit, um die Sitzung Ansatz bewerten und zu entscheiden, ob es eine ergänzende Informationen, die sie benötigen, um vor der Sitzung zusammenkommen.

Diese Treffen können intern verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die gleichen Botschaften an den Kunden. Sie können mit externen Stakeholdern verwendet werden, um ein Gefühl der Begeisterung über das Projekt zu erstellen und sicherzustellen, dass die Organisation des Projekts Vision für die Mühe mit der Vision des Kunden ausgerichtet ist. Interne und externe Kickoff Meetings werden in der Regel verschiedene Sitzungen mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Die gemeinsamen Elemente für beide gehören der Aufwand für das Team und die Klärung der Ziele des Projekts zu erstellen.

Inhalt

Kickoff Meetings müssen einen allgemeinen Überblick über das Projekt und die Projektorganisation der Ansatz für die Bereitstellung des Projekts. Aber die Treffen oft bietet die erste (und in einigen Fällen nur) Chance für alle Beteiligten des Projekts eingeführt werden und ihre Rollen im Projekt zu klären. Ein Entwurf für eine eher erschöpfend Kickoff-Meeting kann auch eine Menge der ersten Planung Aktivitäten.

Sample Kickoff-Meeting Agenda

1.0 Willkommen und Projektübersicht

Der Empfang ist oft durch den Projektleiter durchgeführt, aber diese Aufgabe kann auch auf eine Senior-Level Executive fallen innerhalb der Organisation. Einige Organisationen haben lieber das High-Level-Führungskräfte führen das Projekt um den Teilnehmern ein Gefühl für die relative Höhe der Bedeutung der Anstrengung.

Die Übersicht hier bereitgestellten sollte direkt vom Vertrag zurückzutreten, Aufstellung der Arbeit, oder "Memorandum of Understanding, dass das Fahren der Aufwand ist. Obwohl das Projekt der Organisation Konzept für die Arbeit auf hohem Niveau diskutiert werden kann, ist dies eine allgemeine Aussage über Umfang und Vorsatz.

2,0 Einführungen: Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Einführung der Team-Mitglieder und ihre Rollen ermöglicht, kann eine Chance für Teambuilding-Aktivitäten. Die Teammitglieder sollten nicht nur ihre Organisationen zu identifizieren, sondern auch die Art der Arbeit, die sie über das Projekt durchführen wird, dies könnte eine Chance für Teambuilding-Aktivitäten durch gemeinsame Einführungen bilden (mit Team-Mitglieder sprechen Sie mit und stellen sich gegenseitig) oder durch andere kreative Ansätze Einführung.

Unabhängig von der Art der Einführungen, sollten sie Zeit gezwungen, andernfalls können diese Tätigkeit möglicherweise beeinflussen den Rest der Sitzung den Zeitplan, wenn nicht überwacht und gesteuert gut.

3.0-Projekt im Visier

Diese Komponente kann durch den Kunden und / oder Projektträger durchgeführt werden. Sie präsentieren ihre Ansichten darüber, was sie glauben, das Projekt durchführen soll und wie der Aufwand bewerkstelligt werden. Dies ermöglicht dem Kunden und / oder Sponsor, um ihre Vision von den Zustand ihrer Organisation einzuführen, nachdem das Projekt abgeschlossen ist. Es kann auch als Bestätigung der Projektorganisation Ansatz dienen als Tagung fort.

4,0 Intent Q & A

Eine kurze, zeitlich begrenzte Frage-und Antwort-Session kann die Beteiligten auf, ihr Verständnis für das Projekt Absicht zu bekräftigen.

5.0-Projekt-Ansatz

Diese Komponente wird durch den Projektleiter oder sein Beauftragter zu überprüfen, wie die Organisation des Projekts, um das Projekt erreichen will Vorsatz durchgeführt werden. Dies sollte eine High-Level-Überprüfung einer Vielzahl von Projekt-Komponenten, einschließlich Zeitplan, teilte Verpflichtungen (zwischen dem Projekt und Kunde Organisationen), und Kommunikationsstrategien, um die bestmögliche Ergebnis sicherzustellen. Dies ist häufig der einzige längste Komponente des Kickoff-Meeting.

6,0 Approach Q & A

Eine kurze, zeitlich begrenzte Frage-und Antwort-Session kann die Beteiligten auf, ihr Verständnis für das Projekt Ansatz zu bekräftigen.

7,0 Breakout Beiträge

Bei größeren Projekten ist es oft notwendig, um aus den Teilnehmern in die jeweiligen Projektgebieten oder funktionelle Gruppen, für eine detaillierte Analyse der Ansatz zu ermöglichen. Ist dies der Fall, sollte der Projektleiter eine direkte Vertreter auf jedem der Subteams, mit der Absicht, dass sie Bericht erstatten wird auf ihre Ergebnisse und Diskussionen in dieser Gruppe. Diese Subteam Führer werden als die kleinere Gruppe Vermittler zu dienen, und sollte ein Beitrag vorbereitet, was sie diskutieren und den Umfang ihres Projektes Bemühungen haben.

8,0 Breakout Q & A

Eine kurze, zeitlich begrenzte Frage-und Antwort-Sitzung kann der Subteam Mitglieder, ihr Verständnis von dem, was in der Breakout-Rezensionen sagte zu bekräftigen.

9,0 Verpflichtungen der Beteiligten

Während der Intent, Ansatz und Breakout-Sessions sind erhebliche Projekt Verpflichtungen oft, einschließlich verspricht Unterstützung, Dokumentation oder Ressourcen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu liefern. Als das Treffen nähert sich seinem schließen, sollten diese Verpflichtungen dokumentiert und überprüft werden, um ein gemeinsames Verständnis zu gewährleisten, welche Aktivitäten anstehen und welche Maßnahmen Artikel werden müssen angegangen werden.

10,0 Fortschritte und nächste Schritte

Der Projektleiter oder Führungskraft sollte die Sitzung erneut auf die nächsten Schritte des Projekts, einschließlich signifikanter Aktivität in der nächsten Woche oder Monat zu schließen. Es sollte auch eine Zusammenfassung der Leistungen während der Sitzung gemacht, um den Wert der Gruppe Aktivität verstärken.

Ansätze

Je nach Umfang des Projektes, können an den Sitzungen dieser Art eine Stunde oder mehrere Tage. In jedem Fall sollte die Bestimmung über die Dauer spiegeln die relative Projekt Größe und Komplexität. Ein 6-wöchigen Projekt mit 3.000 Teammitglieder können, aus der Not, müssen eine 2-tägige Kickoff. Eine 2-Jahres-Projekt mit einem Team von drei können nur noch ein oder zwei Stunden von Beitrag zu dem Projekt erhalten werde. Darüber hinaus sollte das Projekt-Team sicherstellen, dass das Recht Sitzung gehalten wird. Interne Kickoff Meetings ermöglichen ein gemeinsames Verständnis der internen Abläufe, Kommunikation und Interaktion in einer freien und offenen Umgebung. Externe Kickoff Meetings integrieren Kunden-und Projekt Organisationen, und als solche ein Teil der Kommunikation muss im Hinblick auf die annehmbar sind, in beiden Umgebungen formuliert werden. Eine vorsichtige Haltung gegenüber den Austausch von Informationen wird durch die externe Kickoff-Meeting erforderlich.

Überlegungen

Eine Einladung zu einer Kickoff-Meeting kann als Abzeichen der Ehre von denen, die eingeladen sind zu sehen, da gibt es ihre Rolle in dem Projekt ist ausreichend, um die Einladung zu rechtfertigen. So kann Kickoff Meeting-Einladungen politisch aufgeladen werden, da einige Vertreter wollen einfach eingeladen, um ihre politische Stellung in der Organisation (en) zu bestätigen. Klare Kriterien sollten in Bezug auf, wer die Sitzung nicht teilnehmen, so dass die Begründung zum Erstellen der Teilnehmerliste ist eindeutig festgelegt werden.

Auch während internen Kickoff Meetings ermöglichen den freien Fluss der Diskussion über interne organisatorische Machenschaften, die externe Kickoff Meetings nicht. In einigen Fällen wird es notwendig sein, um Trainer Teammitglieder (insbesondere Subunternehmer) darüber, was angemessen ist für die Diskussion in der externen Kickoff-Meeting ist und was nicht.

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