Communications Plan

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Zweck

Die Kommunikations-Plan sieht Richtung auf die Beteiligten diskutieren sollte Projektgeschäft mit dem anderen Beteiligten, die Werkzeuge, die sie nutzen sollten, und bis zu welchem Grad sie sollten ausgetauscht, Dokumentation und Speicherung dieser Informationen. Aufgrund der Anzahl der Beteiligten in einem Projekt und ihre unterschiedlichen Rollen beteiligt, orchestriert die Kommunikationsplan Projekt Kommunikation über ein zusammenhängendes Konzept für den Informationsaustausch. Es ist eine kritische lieferbar auf den Planungsprozess.

Anwendung

Der Kommunikationsplan ist offen mit allen internen Projektbeteiligten geteilt, damit sie verstehen, wie sie sich mitteilen und mit wem. Für externe Projekt Beteiligten ist die Kommunikation zu planen normalerweise gefiltert, um Informationen derzeit nur auf ihre Rolle und Verwendung Germane.

Idealerweise sollte die Liste in einer Tabellenkalkulation, dass der Benutzer den Beteiligten durch Kommunikation Modi, Kontakte, Häufigkeit oder andere Kategorie als geeignete Filter ermöglicht gebaut werden.

Die Kommunikations-Plan sollte die Kommunikation reflektieren nach dem Vertrag, Memorandum of Understanding ", oder die Darstellung der Arbeit, sowie jede andere Protokolle, die selbstverständlich während der Projektlaufzeit Evolution wurde diktiert. Verschiedene Projektteilnehmer werden den Kommunikationsplan auf unterschiedliche Weise:

• Der Projektmanager wird die Kommunikation zu planen, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Akteure sich ihrer Verantwortung gegenüber Kommunikation untereinander und mit den Organisationen sind.

• Team-Mitglieder nutzen die Kommunikation zu planen als eine Kombination Kontaktliste und Führer, die ein Interesse an der Art der Kommunikation durch die verschiedenen Benutzer bevorzugt.

• Die Geschäftsleitung und Kunden können eine gekürzte Version der Mitteilungen an klar sein, auf Plan, wenn bestimmte Berichte und Dokumentationen zu erwarten, und für den Kontakt Informationen über ihre erste Ansprechpartner.

Inhalt

Die Kommunikations-Plan ist eine Matrix von Informationen, die normalerweise in einem Tabellenkalkulationsprogramm mit den folgenden Daten gebaut:

• Stakeholder Namen;

• Primäre Ansprechpartner;

• Sekundäre Kontakt;

• Telefon;

• E-Mail;

• Post-Mail-Adresse;

• Bevorzugte Kommunikations-Modus;

• Beste Zeit;

• Die Häufigkeit der Kommunikation.

Weil es in einem Spreadsheet-Format gebaut ist, kann die Kommunikation zu planen sortiert und neu geordnet in einer Vielzahl von Möglichkeiten. Wenn die Art der Kommunikation (Statusberichte, Teambesprechungen) sind die wichtigsten, können sie in der ersten Spalte, gefolgt von Häufigkeit der Kommunikation und Interessengruppen (Empfänger und Teilnehmer jeweils). Wenn die physische Nähe ist eine Frage, kann der vorrangig zu berücksichtigen die Post-Adresse, die sortiert, um festzustellen, welche Akteure in gemeinsamer Regionen oder Schauplätze werden kann.

Da die Kommunikation häufig Pannen verwurzelt sind nicht in Missverständnisse, sondern durch einen Mangel an Kommunikation, den Begriff der "beste Zeit" für Tagungen, ist Berichten, Kontakte und Telefonate von entscheidender Bedeutung. Wenn bestimmte Teammitglieder nur teilnehmen können Projekt-Meetings vor 03.00 Uhr wegen persönlicher Bedenken, sollte das Projekt Kommunikationsplan Highlight dieser Interessen. Wenn ein Kunde nie verfügbar bis 10 Uhr für Anrufe, sollten diese Bedenken auch vermerkt werden.

Ansätze

Die Kommunikations-Plan ist eine der öffentlich zugänglichen Dokumente des Projekts. Denn es dient als Rahmen für die offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, Kunden und andere Interessengruppen, vollständige und gekürzte Fassungen des Dokuments existieren können, je nach Publikum. Wenn unterschiedliche Versionen verwendet werden, irgendeine Form der Versionskontrolle (z. B. 1,0 = vollständigen Plan, 1,1 = Kunde verkürzte, 1,2 = Verwaltung gekürzt) angewandt werden sollte.

Die Kommunikations-Plan dient als mehr als nur ein Telefonbuch. Es liefert Informationen über die Kommunikation Sensibilitäten und Empfindlichkeiten der alle Mitarbeiter einbeziehen.

Überlegungen

Während der Plan ist weit verbreitet, sind einige Beteiligte über ihre eigenen Kontaktdaten und diese Bedenken müssen respektiert werden. Der Kommunikationsplan sollte kein Medium für diejenigen, die Informationen zufällig Broadcast an alle Projektbeteiligten wollen geworden. Sie sollte genutzt werden, um die Kommunikation auf einer as-needed Basis zu konzentrieren.

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