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Telekonferenzen

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Telefonkonferenzen sind ein Gemeinplatz Business-Tool, aber die Tiefe und Vielfalt der Ansätze haben in den letzten Jahren verändert. Eine Reihe von Jahren, mit mehr als vier oder fünf Personen auf einer Telefonkonferenz gewesen wäre, als unhandlich. Nun, Technologie bietet die Möglichkeit, Hunderte oder sogar Tausende von Personen auf einem einzigen Konferenz aufnehmen. Solche großflächigen Telefonkonferenzen sind häufig Internet unterstützt, mit einer Online-Präsentation mit einer Diskussion von einer Handvoll Menschen auf der virtuellen Telefonkonferenz geführt gekoppelt "Bühne". Die Teilnehmer können Fragen über die Internet-Schnittstelle zu erhöhen, aber die Diskussion kann noch dominiert von den Verantwortlichen.

Die herkömmliche Telefonkonferenz von ein paar wichtige Spieler noch alltäglich auch. In all diesen Szenarien ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung zu wissen, wann es angebracht ist, die Parteien zu sprechen und wie sie auf die Mechanik der Aufforderung zu verwalten. Vielleicht der schwierigste Aspekt einer Telekonferenz für viele Menschen ist, dass sie die Höflichkeit der regelmäßige persönliche Identifikation vergessen (zB "Dies ist Roger wieder, und ich denke ..."). Aufgrund der Verzerrungen, in vielen gewöhnlichen Telefonhörer, ist häufig persönliche Identifikation wichtig, eine klare Informationsfluss aufrecht zu erhalten.

Selbst wenn die technischen Herausforderungen zu überwinden sind, hat der Telefonkonferenz der Schwierigkeit der fehlenden Face-to-face-Kontakt (wie die meisten Remote-Technologien). Als solche sollten die Parteien in der Konferenz eine Klarstellung bitten jederzeit vorhanden sind Bedenken, was gesagt wird. Der Inhalt einer Telefonkonferenz sollte klar am Anfang des Gesprächs skizziert werden und mit klaren Zielen für jeden Content-Element identifiziert werden. Wenn der Inhalt erfordert die Unterstützung der Dokumentation sollte eine solche Dokumentation gesendet werden (per Fax, E-Mail oder posted Mail) vor dem Anruf, und es sollte Sitzungen vorangehende Bestätigung, dass der Support-Dokumentation eingegangen werden. Der Aufruf sollte als eine Sitzung behandelt werden, mit einer klaren Agenda, und mit all Gespräch an der Tagesordnung gerichtet. Da Telefonkonferenzen erhalten in Bezug auf, wer spricht und verwirrend alle Verweise können sie machen, jederzeit die Tagesordnung geändert oder ersetzt wird, sollte es eine klare Definition der Ziele der neuen Gegenstand Diskussion.

Klare Verhaltensregeln festzulegen bezüglich wenn es angebracht ist, zu sprechen, zu unterbrechen oder Mitreden werden. Es ist auch wichtig, grundlegende Protokolle für so einfache Dinge wie Putting der Konferenz über etablieren "halten" (wobei "hold" Musik kann eine Ablenkung zu werden), indem Sie das Telefon auf stumm (ohne die Teilnehmer Hintergrundgeräusche können wachsen unerträglich), oder Bestimmung der eigenen Identität zu Beginn eines jeden Raum "zu machen." Wenn einige Teilnehmer gibt es einfach zu hören, kann es notwendig sein in Intervallen während der Aufruf, ihre Anwesenheit oder laufende Beteiligung durch einen Anruf von der Rolle oder eine einfache Prüfung auf Status bestätigen ( zB "Bob? Bist du noch mit uns?").

Telefonkonferenzen können einen wichtigen Ablenkung geworden, weil die Teilnehmer die Möglichkeit, von streunenden Thema (wie jede Sitzung wird) haben. Telefonkonferenzen können Frustrationen führen, wenn die Teilnehmer falsch Tonfall während des Gesprächs. Diskussion zu messen und auch, und die Lautsprecher sollten sich anstrengen, um intensive, schnelle Ansprache zu minimieren. Ohne Kontext der Körpersprache und Mimik der Sprache zu unterstützen, kann es leicht missverstanden werden. Als solche jederzeit eine Telefonkonferenz wird als Ursache für Missverständnisse, das Thema bei der Hand wahrgenommen
aufzuheben lang genug sein, um den emotionalen Kontext der Teilnehmer und ihr Verständnis von dem, was gesagt wird, klären gesetzt.

Voice-Mail

Für einige ist Voice-Mail die Technologie der Wahl für das Projektmanagement. Wie bei E-Mail erlaubt es für die asynchrone Kommunikation und öffnet die Tür, um Informationen nach Lust und Laune oder übertragen wird. Wie bei E-Mail, aber es hat auch eine Kehrseite, dass manche Menschen benutzen es falsch oder bis zum Exzess. Voice-Mail ist am effektivsten (wie bei praktisch allen Kommunikations-) wann gibt es klare Verfahren als Ritual befolgt werden. Begrenzung Dauern, Klärung Kontaktdaten und Informationen kurz und bündig alle können die Voice-Mail-Erfahrung viel positiver. Die Nichteinhaltung dieser Leitlinien schaffen können, um Unstimmigkeiten und Missverständnissen führen.

Telefonieren

Herkömmliche Telefongespräche sind für die schnelle Übertragung von Informationen mit einem gewissen Maß an Unmittelbarkeit bestimmt. Sie können auch zur Klärung von Fragen, die nicht übermittelt wurden effektiv in schriftlicher oder grafischer Form verwendet werden. Sie sind großzügig im modernen Unternehmen verwendet werden, sollte aber auf Situationen, in denen eine umfangreiche Dokumentation Datensatz ist nicht zwingend erforderlich oder wenn Zeit ist das Wesen beschränkt werden. Sie können auch in angemessener Weise verwendet, wenn der Absender nicht wirksam ist zum Austausch von Informationen über das geschriebene Wort werden.

Die Art der telefonischen Gespräche sollten kurz und Klärung. Der Versuch, eine lange Form Überprüfung von Projekten Element von Bedeutung während eines Telefonats lädt die Möglichkeit für Unstimmigkeiten und Missverständnisse über das, was gesagt wurde oder wie die Information übermittelt wurde. Der klassische "he-said/she-said" Typen von Argumenten kann durch schlecht gewählte Inhalte für solche Diskussionen angetrieben werden.
Am Telefon, vor allem in Eins-gegen-Eins Gespräche, verlässt das Fehlen der Körpersprache Stimme allein, um die Nachricht zu tragen. Für einige Sender, ist die Sprachqualität nicht ein Problem. Für andere kann eine monotone Qualität ihrer Stimme normal sein, kann aber als Langeweile ausgelegt werden. Rapid-fire Rede kann als aggressiv interpretiert werden, und allzu langsame Sprache kann einfach frustrieren den Empfänger. Der Ansatz sollte einen Plauderton werden, gekoppelt mit der Bereitschaft, geduldig zu sein und hören Sie die Antworten sorgfältig durch, bevor die Übermittlung von Feedback.

Wenn der Anruf soll ein Bestandteil des offiziellen Projekt aufnehmen werden, sollte es durch eine Bekräftigung E-Mail, Memos oder Telefon Logeintrag befolgt werden. Ein Telefon anmelden, wenn gehalten, ist nichts anderes als eine fortlaufende Aufzeichnung der Zeiten, Termine, Anrufe, und die Art der Anrufe.

Vielleicht die wichtigste moderne Überlegungen mit der Nutzung eines Mobiltelefons kommen. Die Mikrofone auf solche Telefone sind extrem empfindlich, und doch einige Nutzer fühlen sich gezwungen, laut zu sprechen, weil in der Geräte "Größe und Gewicht. Aufgrund von Verbesserungen bei Mobilfunktechnologie, wie Telefone haben häufig eine höhere Qualität und bessere Empfindlichkeit des Mikrofons als ein kabelgebundenes Gerät und sollte in der gleichen Weise behandelt werden (mit einem vernünftigen Maß an Privatsphäre erforderlich).

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