Common Communications Probleme und die Kommunikation Modell

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Die Kenntnis der Komponenten der Kommunikations-Modell ist kritisch, wenn das Projekt-Manager muss erkennen, wo ein Zusammenbruch der Kommunikation stattfindet. Manchmal ist die Panne in der Nachricht. Manchmal Oberfläche die Bedenken mit der Auswahl der Medien, und manchmal ist es nur Rauschen.

Eine grundlegende Kommunikation Modell beinhaltet einen Sender, einen Empfänger und eine Nachricht. Die Nachricht wird durch ein Medium übertragen (Sprache, Schrift, Radio, Fernsehen, Instant Messaging, Web-Seite, und so weiter), nachdem sie vom Absender verschlüsselt. Da es über dieses Medium reist, gibt eine Vielzahl von Filter angewendet (einschließlich Sprache, des Verstehens, räumliche Distanz und so weiter), die Veränderung der Botschaft, wie sie für die Decodierung durch den Empfänger eintrifft. Als die Nachricht, andere Ablenkungen oder Geräusche empfangen wird, kann unter Umständen, die von einer Handy klingelt, um ein Fenster Scheibe hängen vor dem Fenster. Die Nachricht wird empfangen und decodiert und kann ein Feedback an den Absender in einer Vielzahl von verschiedenen Formen eingeben. Jede dieser Komponenten in den Mitteilungen Modell stellt sowohl Chancen als auch Risiken: Gelegenheit, das Verständnis zu verbessern, und Gefahr laufen, die Botschaft.
Der Absender ist die Person oder Gruppe, die zur Erteilung der ursprünglichen Nachricht. Der Absender ist dafür verantwortlich "bewusst bauen" die Informationen, die sie vermitteln will. Die Nachricht wird dem Körper von Informationen des Senders versuchen, zu kommunizieren. Als Absender der Nachricht baut, hat er oder sie die Möglichkeit, eine Idee in ein umfassendes Ganzes zu entwickeln und Informationen mit Klarheit zu teilen. Er oder sie auch Risiken informiert, dass unnötige, überflüssige oder überflüssig und verlieren den Empfänger in einem Meer von Daten ist.

Die Wahl des Mediums ist entscheidend in einem Kommunikationssystem Modell. Wie Marshall McLuhan betonte in seinem klassischen Werk, Understanding Media: The Extensions of Man ", das Medium ist die Botschaft." Firing ein Teammitglied per E-Mail wird als eine Verletzung des herkömmlichen Business-Protokoll. Firing ein Teammitglied über einen Lautsprecher wäre noch schlimmer. Firing ein Teammitglied in einer Eins-zu-eins Gespräch, off-site, könnte als angemessen und fair sein. Die Botschaft ist die gleiche. Nur die Medien zu ändern. Auswählen von Druckmedien in der Kommunikations-Modell ist ein kritisches Thema, denn die Medien können bestimmen, wie die Informationen gefiltert wird, decodiert und empfangen.

Medien können in einer Vielzahl von unterschiedlichen Art und Weise kategorisiert werden. Manche sind bewusst Einweg-Medien (Reden, Lautsprecher), während andere intensiv intimen (oneon-one, face-to-face-Kommunikation) sind. Einige sind Remote (E-Mail, Instant Messaging, Telefonkonferenzen), während andere direkt sind (Meetings, Präsentationen). Einige sind Broadcast (Fernsehen, Radio), während andere weit mehr eng im Anwendungsbereich (Websites) sind. Die Wahl des Mediums kann weitgehend bestimmen, wie eine Nachricht empfangen wird und dekodiert.

Es liegt an den Projektleiter, um festzustellen, welches Medium geeignet ist. Wenn eine Richtlinie ausgestellt wird und keine Rückmeldung gewünscht wird oder erforderlich ist, kann Einweg-Kommunikation sein Einbau. Sollten einzelne, vertrauliche Rückmeldung erforderlich ist, kann E-Mails über ein Team-Meeting vorgezogen werden. Wenn das Absicht ist, "wow" der Kunde oder Verwaltung kann eine formale Darstellung der richtige Weg sein. Die Wahl des Mediums ist maßgeblich an der Festlegung, wie die Nachricht empfangen wird.

Der Empfänger entschlüsselt die Nachricht durch eine Reihe von Filtern. Die häufigste Filter ist die Sprache. Fachjargon kann obskuren einem ansonsten glasklare Botschaft. Akronyme kann der Hörer oder Leser überflutet in einem Meer von Missverständnissen zu verlassen. Bei der Kodierung der Nachricht, sollte der Absender darauf achten, den Empfänger in der Lage, sie zu entschlüsseln. Die Filter sind etwas exklusiv für eine Einzelperson oder Publikum. Lärm ist nicht. Lärm ist jede Ablenkung Umwelt, die vom Empfänger das Verständnis der Botschaft ablenken kann. Der Geruch von Popcorn in den nächsten Raum kann ausreichen, um herunterzufahren Empfang einer Nachricht. Ein Schmetterling aus dem Fenster kann "laut" genug, um visuell ablenken alle in einer Besprechung. Ein kalter Luftzug auf der Rückseite des Halses wird ein taktiler Geräusch, das nicht ignoriert werden kann.

Sobald die Nachricht empfangen und decodiert, kann der Empfänger eine Rückmeldung. Diese Rückkopplung kann gesprochen, geschrieben werden, oder vermittelt durch Körpersprache oder Haltung. Wie das Feedback vorgesehen ist, wird es eine Meldung, und der Zyklus beginnt von neuem.

Kommunikation Probleme auftreten, wenn das Modell zusammenbricht. Diese Bedenken äußern sich in zwingender Weise. Sie werden als Probleme mit Projekt Kommunikation deutlich. Beispiele hierfür sind die folgenden:

• Sender / Empfänger Probleme

• Sender ausfällt, um die Nachricht zu senden. (Der Projektleiter glaubte er oder sie eine E Mail, aber es war nie gesendet.)

• Empfänger die Nachricht nicht erhalten. (Der Kunde E-Mail-System wurde für Wartungsarbeiten heruntergefahren, wenn die Nachricht gesendet wurde.)

• Die Nachricht wird in einem Format, das nicht verstanden empfangen wird. (Die Meldung kam mit einer Anlage, die in einem unbekannten Format wurde.)

• Die Nachricht empfangen wird, aber falsch interpretiert. (Der Projektleiter wurde der Begriff Netzwerk auf einen Lieferplan Diagramm entnehmen, sondern der Kunde glaubte sie besprachen Computer-Systeme.)

• Die Nachricht wird gesendet, aber der Absender ist nicht verfügbar. (Der Kunde ist auf einen einwöchigen Urlaub.)

• Nachricht Probleme

• Die Meldung ist unvollständig. (Nur die ersten sieben Kapiteln acht Kapitel Buch übertragen werden.)

• Die Nachricht wird an die falsche Partei geschickt. (Der Projektmanager liefert eine Nachricht an seine Subunternehmer an den Kunden durch Zufall.)

• Die Meldung ist in der falschen Sprache. (Ein Projektteam Mitglied liefert eine Erklä Nation an den Kunden mit umfangreichen technischen Jargon.)

• Mittlere Probleme

• Das falsche Medium gewählt wird. (Der Projektmanager schickt eine Nachricht über das sensible Kundenbeziehung per E-Mail.)

• Das Medium wird missbraucht. (Der Projektleiter verlässt eine 20-minütige Voice-Mail.)

• Das Medium ist beschädigt. (Die E-Mail-System überträgt die Nachricht in unverständlichen Jargon.)

Die meisten, wenn nicht alle dieser Probleme gemeinsame Lösungen zu haben. Diese gemeinsamen Lösungen werden in den Begriff verwurzelt, dass die mehr Kohärenz, dass die Kommunikation angewandt wird, desto eher kann die Nachrichten gesendet und empfangen werden und desto eher werden sie zu verstehen. Wenn Statusberichte über das gleiche Format Woche nach Woche für Woche, wissen die Teammitglieder, wie man sie richtig auszufüllen und können schneller und effizienter zu aktualisieren ihren Status über das Projekt. Wenn die Kunden diese Berichte erhalten, wissen sie, wo sie für die Informationen, die sie für Germane, weil sie die Berichte zuvor gesehen haben und auf die Suche nach den gewünschten Informationen suchen gewöhnt. Wenn ein Projektmanager wissen, dass ein Teammitglied hinterlässt immer Voice-Mails, die 30 Sekunden Länge oder weniger sind, werden diese Nachrichten eher gut, als wenn die Einträge variieren von wenigen Sekunden bis manyminutes langen Tiraden empfangen werden. Konsistenz ist der Schlüssel.

Der Projektleiter sucht effektive Kommunikation sucht ein gewisses Maß an Konsistenz. Der Projektleiter muss sicherstellen, dass die Nachrichten gesendet und empfangen werden und dass sie deutlich von allen Beteiligten verstanden wird. Der Weg um sicherzustellen, dass tatsächlich passiert ist, gemeinsame Ansätze, Formulare, Vorlagen und Strukturen, die klar kommunizieren, was der Empfänger wissen muss und wenn der Empfänger muss es wissen, zu verwenden.

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